株式会社 設計機構 / DESIGN CORPORATION/JAPAN

Privacy policy プライバシーポリシー

個人情報保護に関する基本方針

個人情報保護に関する基本方針

株式会社 設計機構(以下「弊社」とします)は、トヨタグループの一員として、トヨタのマーケティング資産を最大限に活かして、マーケティングのあらゆる領域で最適解をご提供しています。この提供のために生活者の皆様やお取引先からの大切な個人情報を適切に保護していきます。

また弊社は、全従業員及びリクルート情報等事業活動に関わるすべての個人情報もあわせて保護していく所存です。

個人情報保護への社会的要請がますます高まる中、事業活動に関わる人すべての個人情報を守るために個人情報保護方針を明確に掲げ遵守するとともに、全従業員に徹底して参ります。

弊社が取り扱う個人情報

弊社は、以下の情報を個人情報(紙面、電子データ、音声、画像等形態問わず)として取り扱います。

  1. 広告主、媒体社等のお取引先からお預かりする、展示会・イベントの企画、運営、試乗会・研修会の企画、運営等により得られた個人を特定できる情報
  2. アンケート調査等により得られた、個人を特定できる情報
  3. 弊社が運営する会員組織の情報
  4. その他の事業活動により得られた、個人を特定できる情報
  5. 弊社及び弊社関連会社の全従業員等の個人を特定できる情報
  6. 他の情報と照合することにより個人を特定できる情報

個人情報保護の基本的対応

弊社は、個人情報の収集、利用及び提供を行うために以下の基本的対応を掲げ、これを守っていきます。

  1. 関連法規の遵守
    弊社は、個人情報を取り扱う際に、個人情報保護法をはじめ個人情報保護に関する関係諸法令、及び関連省庁ガイドラインに定められた義務等を遵守します。
  2. 個人情報の適正な取得・利用
    弊社は、個人情報の取得に当たっては、適正な手段で取得し、利用目的をできるかぎり特定した上、利用目的の範囲内でのみ個人情報を取り扱います。
    また、目的外に利用する場合、第三者に提供する場合は、あらかじめご本人の同意を得た上で、個人情報を取り扱います。
  3. 安全管理体制
    弊社は、社内の責任体制を明確にするとともに、弊社の全従業員に対して教育を実施し、個人情報取り扱いの意識づけの徹底を図って参ります。また不正なアクセスを制御する情報システムの構築も併せて実施します。その際、安全管理に必要な処置を全従業員のみならず委託先にも講じ監督します。
  4. 事故の発生への対応
    個人情報の漏洩が発生した場合は、ご本人を含め関係者に即時に対応する体制を構築します。
  5. ご本人への対応
    ご本人から個人情報の開示、訂正、削除、第三者への提供停止を求められたときは、これに対応します。その際、効率的な対応を行うために受付窓口を設置致します。
    また、ご本人からの苦情やお問合せに対しても迅速に取り組む体制を構築します。
  6. 環境変化への対応
    個人情報に関する法令等の制定、社会情勢の変化に対して、柔軟に対応し改善を図って参ります。

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」に基づき、以下の事項を「公表」させていただきます。

1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項

弊社が、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。
弊社が、書面によらずに個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます。

「個人情報」の類型 利用目的
(1) 取引先から取扱いを委託された個人情報
  • 取引先との契約に基づく業務の遂行(展示会・イベントの運営業務、試乗会・研修会の運営業務等の遂行のため、景品その他の物品・サービスの送付と連絡)
(2) 各種リサーチ等により得られた個人情報
  • 個人情報を含まない統計データとしてマーケティング資料、統計資料等の作成
  • 調査、アンケート等のお願いと連絡
(3) 弊社が運営する会員組織の個人情報
  • 会員への情報等のご提供
  • マーケティング資料、統計資料等の作成
  • 調査、アンケート等のお願いと連絡
(4) その他、弊社の企業活動において得られた個人情報
  • 採用活動、退職者への連絡
  • その他一般事務のための連絡

2. 「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項

弊社の「保有個人データ」の利用目的は、上記(1)、(2)、(3)、(4)と同様です。

3.個人情報の「第三者提供」について

弊社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

  • 法令に基づく場合。
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

4. 「開示等の求め」に応じる手続等に関する事項

弊社では、保有個人データの本人またはその代理人からの開示・訂正等・利用停止等の求めに対応させていただいております。

(1)「開示等の求め」のお申出先

〒101-0063
東京都千代田区神田淡路町2-101 ワテラスタワー9F
株式会社 設計機構 個人情報お問合せ窓口

(2)「開示等の求め」に際して提出して頂く書面(様式)等

「開示等の求め」(利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止)を行う場合は、次の申請書Aをダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類Bと、「利用目的の通知」「開示」の場合のみ(4)の手数料(切手¥480-)を同封し、簡易書留か配達記録郵便にてご郵送ください。 また、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添えください。

A. 弊社所定の申請書
「保有個人データ」開示申請書 *申請内容の□に必ずチェックをしてください。

B. 本人確認のための書類
以下のいずれか1点のコピーを同封してください。

  • 運転免許証、パスポート、各種保険の被保険者証

(3) 代理人による「開示等の求め」

「開示等の求め」をする方が本人の法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封してください。

a. 法定代理人の場合

  • 法定代理権があることを確認するための書類 1通
  • 法定代理人本人であることを確認するための書類 1通 上記(2)Bと同様

b. 委任による代理人の場合

  • 弊社所定の委任状 1通(委任状をダウンロードしてください。)
    委任状ダウンロード
  • 本人の印鑑証明書 1通
  • 代理人本人であることを確認するための書類 1通 上記(2)Bと同様

(4) 「開示等の求め」の手数料

「利用目的の通知」及び「開示」については、1回の申請ごとに手数料をいただきます。480円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

※上記以外の申請内容の場合は無料ですので切手は不要です。
※手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げたうえで、手数料到着確認後、順次対応させていただきます。但し、2週間を過ぎても手数料が届かなかった場合は、申請を取りやめたものとさせていただき、お預かりした申請書類一式をご返送させていただきます。

(5) 「開示等の求め」に対する回答方法

申請書に記載された住所宛に書面によってご回答申し上げます。

(6) 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、廃棄させていただきます。

※「保有個人データ」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。

  • 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録住所が一致しないなど、本人が確認できない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

5. 苦情の受付窓口に関する事項

(1) 個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

弊社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記まで、お手紙、又はFAXにて、お申し出ください。

〒101-0063
東京都千代田区神田淡路町2-101 ワテラスタワー 9F
株式会社 設計機構 個人情報お問合せ窓口
FAX: 03-3252-0161

なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

(2) 弊社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申出先

現在、弊社の所属する認定個人情報保護団体はありません。